招商局漳州开发区社区基金会档案及印章管理办法
第一章 总则
第一条 为规范招商局漳州开发区社区基金会(以下简称“基金会”)文档、印章管理工作，特制定本办法。
第二条 基金会文档是指在内部管理、公益投资、慈善活动等过程中直接形成，对基金会和社会有保存价值以备查考利用的各种文字、图表、声像及电子数码等不同形式、不同载体的历史记录。会计档案管理按照基金会财务部相关管理制度执行。
第三条 基金会印章是指文字内容为“招商局漳州开发区社区基金会”的机构专用印章和财务部门专属印章。
第二章 管理原则
第四条 文档管理的原则为内容真实、分类清晰、保存完整、便于查询。
第五条 印章管理的原则为责任明确、保存安全、审批严格、使用规范。
第六条 文档管理与基金会专用印章由公共关系部负责，指定专人管理;基金会财务印章、法定代表人印章由财务部负责，指定专人管理。
第七条 文档的查阅和基金会专用印章的使用，须经规定程序操作。
第三章 归档范围及标准要求
第八条 本办法管理的文档包括以下类别：
(一)行政文档：
1.基金会章程、法人登记证(正、副本)等法律证书及文件;
2.上级主管部门及其他单位相关往来文件;
3.基金会各种规章制度、工作流程等文件;
4.理事会会议记录、纪要;
5.以本基金会名义出具的请示、报告、通知、函复等文件;
6.工作人员简历及相关资料;
7.基金会内部各种计划、总结、报告、统计报表等;
8.与其他单位签订的合同、协议、意向书等;
9.基金会制作的印刷品及其宣传品等。
(二)项目文档：
1.项目建议书;
2.项目申请人相关证书复印件;
3.立项签报;
4.捐赠或合作协议;
5.项目实施过程中各阶段的报告及财务报表;
6.项目评估、总结报告;
7.与项目有关的其他文件。
第九条 归档要求
(一)遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，统一立卷、组卷、编目;
(二)归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整;
(三)在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开。
(四)对已失效或过期的文档，认真鉴定，经秘书长批准，方能销毁，并编制永久保存的销毁清册。
第四章 文档的保管利用
第十条 文件归档后，由公共关系部设专柜并指定专人负责保管。
第十一条 案卷一般只能在基金会内部办公室阅看，立卷的文件、资料可外借。外借的须办理登记手续。
第十二条 借阅期限不得超过十天，到期归还;如需再借，应办理续借手续。
第十三条 借阅文档者应爱护文档，确保其完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅文档交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。
第十四条 外单位借阅档案，应持有单位介绍信，经秘书长批准后方可借阅，且不得带离基金会办公室。
第五章 印章的保管和使用
第十五条 各种印章的使用必须经过严格审核审批手续。基金会专用印章须经秘书长批准后方可使用;各部门专属印章经本部门负责人批准后使用。
第十六条 基金会专用印章按照审批要求使用后，须填写用印登记薄。
第十七条 各种印章未经有审批权的领导批准，一律不得携出保管部门，如需携出，应由公章保管人持印章同往监印。
第十八条 印章由专人保管，在安全、加密柜、橱中存放，加盖印章须由公章保管人亲自操作，公文及重要印件须建档备查。
第六章 附则
第十九条 本办法自印发之日起实施。
第二十条 本办法由基金会秘书处负责解释。